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Korrekte Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Korrekte Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Zeiten der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

| Die DS-GVO ist seit dem 25.5.18 wirksam. Seitdem besteht für bestimmte Datenarten gegenüber „generellen“ personenbezogenen Daten ein besonderer Schutz. Zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten gehören die Gesundheitsdaten. Die Verarbeitung solcher Daten unterliegt besonderen Regeln. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage nach der korrekten Übermittlung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. |

 

Agieren ältere Arbeitnehmer vorsichtig mit der Datenübermittlung, stehen jüngere Arbeitnehmer der „einfachen“ Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung häufig „offen“ gegenüber. Krankmeldungen werden von diesen gerne per Telefon, E-Mail oder WhatsApp übermittelt. Die AU-Bescheinigungen werden eingescannt und dann an den Vorgesetzten, irgendeine Person in der Personalabteilung oder an die zentrale Adresse (z. B. info@unternehmen.de) gemailt. Dies steht konträr zu den datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

 

Tipp| Teilen Sie Ihren Arbeitnehmern schriftlich und ausdrücklich mit, dass eine Krankmeldung nur postalisch, als Hauspost/Fax oder verschlüsselte Mail erfolgen darf. Zudem sollten nur die Personen die Krankmeldung als erste Ansprechpartner erhalten, die mit der Personalsachbearbeitung betraut sind. In größeren Kanzleien ist eine Weiterleitung an die direkten Vorgesetzten zu vermeiden. Diese sollten von dem jeweiligen Personalsachbearbeiter über die Erkrankung informiert werden. Der Arbeitgeber muss hier für einen geregelten und strukturierten Prozess sorgen, der sich in der Dokumentation des Verfahrens wiederfindet.

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